9 korakov za uspešen onboarding

Se še spomnite kako je biti novo zaposleni?

Letiš na krilih adrenalina, saj si pravkar izvedel, da si med 1.000 prijavljenimi na delovno mesto izbran prav ti! Odprta so vsa vrata, nešteto priložnosti za napredovanje kariere. Malo te skrbi, če se boš ujel z obstoječo ekipo zaposlenih a hkrati upaš, da je med njimi vsaj en, ki bo postal tvoj dober prijatelj. Komaj čakaš svoj prvi delovni dan še bolj pa se veseliš prvega pravega delovnega dne – tistega, ko že od trenutka, ko stopiš v pisarno veš, katere naloge te čakajo in imaš vse pod kontrolo.

Kako dolgo je trajalo od prvega dne na delovnem mestu kot novinec, do prvega dne kot zaposleni?

Za ta uvajalni proces se v zadnjem času vedno pogosteje uporablja angleški izraz “onboarding”, ki najverjetneje izhaja iz izraza “getting on board”, ki v direktnem prevodu pomeni vkrcati se (na plovilo), v prenesenem pomenu pa pomeni vkrcati in predvsem zasidrati se v podjetju, kot polnopravni član – zaposleni.

Sama sem pravkar šla čez podobno izkušnjo (povratek s porodniške), tako točno vem, da sem potrebovala vsaj 2 tedna da sem zares splavala. Pa sem se vrnila v isto pisarno in v isto ekipo!

Kako zagotoviti uspeh onboarding-a?

Že samo zavedanje kaj je potrebno za onboarding in nekaj pametnega načrtovanja, lahko bistveno izboljša uspeh onboarding-a:

1. Ustvarite pozitivno delovno okolje

Prav to osebo ste izbrali iz določenih razlogov – edinstvenih znanj/sposobnosti, izkušenj, osebnostnih lastnosti, … Dajte novo zaposlenemu priložnost, da se izkaže ter ga pohvalite – tako bo vedel, da se je prav odločil, ko je sprejel vašo ponudbo, hkrati pa se bo zavedal, da ste tudi vi z odločitvijo zadovoljni. Ne posedite novo zaposlenega v pisarno z največjim pesimistom v podjetju ali celo z nekom, ki je z delom nezadovoljen in je v odhajanju.

2. Naj bo novo zaposleni ponosen, da dela pri vas

Zagotovite, da skozi celoten proces onboarding-a “prodajate” svojo znamko, vrednote in kulturo podjetja. Kje začeti? Uporabite ton, ki ga tudi sicer uporabljate v podjetju (če se vsi zaposleni med seboj tikate in ste na splošno zelo sproščeni, tak ton uporabite tudi v materialih), tudi izgled materiala naj bo tak kot se vaša znamka predstavlja tudi drugače.

3. Bodite jasni in natančni

Če boste dobro opisali pričakovanja ter določili cilje, ki so pričakovani od novo zaposlenega bo le-ta vedel kaj lahko pričakuje od podjetja in kaj se pričakuje od njega. Tako se boste oboji izognili neprijetnim presenečenjem.

4. Naj novo zaposleni začuti pripadnost vašemu podjetju

Sploh tistim novo zaposlenim, ki bodo zasedli pomembnejše oz. vodilne položaje v podjetju, oz. tistim, ki naj bi v podjetju ostali dolgoročno, je smiselno čim prej omogočiti vpogled v celotno sliko vašega podjetja in kako se vanjo vklapljajo oni.

To lahko naredite tako, da jim predstavite kratko zgodovino podjetja (ključnih trenutkov v zgodovini podjetja – s poudarkom na dosežkih ter močnih točkah, zaradi katerih je vaše podjetje najboljše podjetje za katerega bi lahko delali), spekter poslovanja, bazo strank ter ključne vrednote. Nato pa lahko program nadgradite še z možnostmi napredovanja znotraj podjetja, korporativno kulturo ter vsemi prednostmi, ki jih vaše podjetje ponuja zaposlenim (brezplačne karte za športna udejstvovanja, družinske piknike, izobraževanja …).

5. Postavite se v vlogo novo zaposlenega

Seveda vas zanima vse o delu, vendar pa še pred tem potrebujte nekaj čisto osnovnih informacij (po katerih je včasih nerodno spraševati):

• Kako je s prihodom na delo? So fiksne ure ali si lahko sam določiš delovni čas znotraj nekih okvirov? Lahko nadure koristiš, da greš dopoldan k zobozdravniku? So nadure pričakovane ali sploh niso dovoljene?
• Kdaj se gre na malico? Kam? Gredo vsi skupaj ali vsak zase?
• Kako je s plačo? Kateri dan so izplačila? Kaj če je tisti dan praznik ali vikend?

6. Zagotovite novo zaposlenemu mentorja

Zagotovite novo zaposlenemu možnost, da se z vprašanji na nekoga obrne. To je lahko več različnih oseb za različne vrste vprašanj ali pa en mentor. Poskrbite, da novo zaposleni dobiva vse informacije, ki jih pri svojem delu potrebuje in povratne informacije o svojem delu.

Vendar ne pozabite – več odgovorov boste novo zaposlenemu ponudili prek materialov, več mentorjevega časa ob uvajanju bosta lahko izkoristila za uvajanje v sam delovni proces.

Kako čas onboarding-a čim bolj skrajšati?

Tako vam, kot tudi novo zaposlenemu je v interesu čim prej zaključiti s procesom onboarding-a in pričeti s pravim delom, zato:

7. Izkoristite navdušenje novo zaposlenega že pred prvim delovnim dnem

Izkoristite adrenalin in navdušenje nad novo priložnostjo in omogočite novo zaposlenim, da se s podjetjem pričnejo seznanjati še preden nastopi prvi delovni dan.

Si predstavljate prihodnost, v kateri lahko novo zaposlenemu ob podpisu pogodbe izročite še dostopne podatke do e-tečaja, prek katerega se bo že pred prvim delovnim dnem poučil o vsem kar ga zanima in vsem, kar mora vedeti za uspešen začetek? Si predstavljate koliko boljše se bo počutil novo zaposleni, ko bo že prvi dan obvladal sistem prihoda na delo, prepoznal obraz svojega direktnega nadrejenega in vedel, da cel oddelek hodi na malico ob 12h v sosednjo menzo?

8. Pripravite modularen onboarding

Novo zaposleni se razlikujejo po učnih stilih ter imajo različne potrebe pri uvajanju, predvsem pa se razlikujejo glede na delovno mesto, ki ga bodo zasedli. Če boste pripravili onboarding informacije po modulih – krajših kosih, jih boste lahko med seboj poljubno sestavljali in za vsakega novo zaposlenega izbrali najustreznejšo kombinacijo za njegov čim prejšnji uspeh.

Čas, ki ga namenite za onboarding vsakega novo zaposlenega, lahko znatno skrajšate predvsem tako, da različne informacije in materiale pripravite enkrat, nato pa jih s pridom izkoriščate. Materialov v obliki e-tečaja ne more zmanjkati, ni mogoče izgubiti edine kopije, pa še sledljivost vam omogoča – v statistiki bo črno na belem pisalo, kateri zaposleni je seznanjen s katerimi informacijami in pravilniki ter katerih zakonsko predpisanih vsebin se je že udeležil.

9. Naj bodo informacije zaposlenim dostopne dalj časa

Tekom onboarding-a bo novo zaposleni zasut z informacijami in marsičesa koristnega ne bo imel priložnosti takoj uporabiti in si zapomniti. Če mu bodo informacije dostopne dalj časa, ne bo zapravljal časa že prve dni s seznanjanjem kako se npr.: javi bolniška odsotnost ali najavi letni dopust.

Celoten e-tečaj onboarding-a ali pa le njegove dele lahko pustite zaposlenim omogočene tudi za nedoločen čas. Tako jim bodo informacije na voljo takrat, ko jih bodo potrebovali.