Izazov

“Više od 120 automatizacija danas pouzdano obavlja poslove za koje je nekada bilo potrebno tisuće sati administrativnog truda. Naša najveća pobjeda je jasna: naši timovi za ljudske resurse i sigurnost dobivaju svoje vrijeme natrag za ljude, a ne za papir.“
— Matej Osenar, direktor ljudskih resursa, Luka Koper

Rješenje: skalabilna automatizacija s dubokom integracijom SAP-a

Luka Koper iskoristila je platformu Smart Arena kako bi u potpunosti digitalizirala i automatizirala i svoje opće uvođenje novih zaposlenika u rad te obuku za strogo pridržavanje propisa o zaštiti na radu (VZD). Uspostavljanjem besprijekorne dvosmjerne integracije sa SAP-om, sustav odmah prepoznaje ulogu, jedinicu i lokaciju novozaposlenika te mu automatski dodjeljuje visoko personaliziranu putanju učenja.

“Teme koje su ranije zahtijevale četverosatno predavanje uživo sada zaposlenici dovršavaju za sat vremena — izravno na svojim telefonima, tijekom smjene.”

Zašto to funkcionira?

• 120+ automatiziranih radnih tokova: Sustav trenutačno navigira složenom matricom obuke, isporučujući savršeno personalizirane tečajeve bez ikakve intervencije ljudskih resursa..
• Nulteni ručni unos podataka: Zahvaljujući dvosmjernoj SAP integraciji, svi završeci tečajeva, vremena i digitalni potpisi automatski se sinkroniziraju natrag u središnji sustav..
• Pristup usmjeren na mobilne uređaje: Zaposlenici bez namjenskih uredskih stolova mogu pristupiti svojoj obuci putem mobilne aplikacije Capsula ili terminalskih stanica te fleksibilno dovršavati module unutar 30-dnevnog razdoblja.
• Automatska usklađenost sa sigurnosnim propisima (VZD): Sustav automatski upravlja ciklusima usklađenosti s propisima izračunavanjem datuma obnove i ponovnom upisivanjem zaposlenika tri mjeseca prije isteka njihovih certifikata o sigurnosti.
• Optimizacija resursa: Interni stručnjaci su u potpunosti oslobođeni ponovljenog držanja istih predavanja uživo, što im omogućuje da se usredotoče na visoko kvalificirane operativne poslove.

“Ova optimizacija nam je omogućila da uspješno dovršimo više od 480 digitalnih onboardinga tijekom brzog rasta prošle godine, potpuno bez dodatnog administrativnog opterećenja za naš tim i sa točno 0 ručnih unosa.”

Izazov

Prije Smart Arene, Cinkarna je većinu obuka provodila uživo—koristeći PowerPoint prezentacije, PDF-ove i predavanja u učionici. Iako je u prošlosti bio učinkovit, ovaj je pristup postao teško skalirati:

• Trening je bio nefleksibilno, dugotrajno i skupo

• Uvođenje u posao trajalo je predugo i zahtijevalo je ponovljene sesije.

• Stvaranje sadržaja ovisilo je o ručna priprema i zahtijevao je znatan trud

• Nije postojalo jedinstveno digitalno rješenje za interne seminare ili obuku o usklađenosti.

• Zaposlenici nisu mogli pristupiti materijalima ni u bilo koje vrijeme ni s bilo kojeg mjesta.

• Izvještavanje i uvidi u učenje bili su ograničeni.

»Prije smo se oslanjali na tradicionalnu obuku uživo, koja je bila neelastična, skupa i teško je skalirati. PowerPoint prezentacije i PDF-ovi nisu podržavali moderno učenje.«
— Mateja Avberšek, HR, Cinkarna Celje«

Cinkarna je trebala digitalno rješenje za učenje koje bi im omogućilo brzu pretvorbu internog znanja u e-učenje i podržalo njihove šire ciljeve digitalne transformacije.

Rješenje: Brza i moderna obuka sa Smart Arenom

Sa Smart Arenom, Cinkarna je dobila jednostavnu platformu za korištenje koja im je omogućila da pretvorite internu stručnost u zanimljiv digitalni sadržaj u roku od nekoliko minuta. Tim za ljudske resurse počeo je pretvarati postojeće materijale—politike, sigurnosne procedure, interne seminare—u interaktivne tečajeve bez vanjske pomoći.

Ključna poboljšanja uključivala su:

1. Instantna digitalizacija sadržaja: Korištenjem postojećih dokumenata (PowerPoint prezentacija, PDF-ova, organizacijskih direktiva) i njihovom pretvorbom u e-učenje uštedjelo se tjednima ručnog rada.
2. Podrška za masovno i brzo uključivanje: Novi zaposlenici sada dobivaju strukturiranu, dosljednu obuku koja je uvijek ažurna.
3. Integracija s IT sustavima: Smart Arena je usklađena s internim sustavima Cinkarne, osiguravajući siguran pristup, točnost podataka i usklađenost.
4. Moderno iskustvo učenja za sve zaposlenike: Obuka je sada dostupna u bilo kojem trenutku i na bilo kojem mjestu, što učenje čini fleksibilnim za uredske i proizvodne timove.

“Smart Arena nam je pomogla pretvoriti suhoparne materijale—poput politika i dokumenata o usklađenosti—u interaktivni, zanimljiv sadržaj dostupan bilo gdje.”
— Mateja Avberšek

Ključni rezultati

1. Interni seminari održani digitalno: Interno stručno znanje sada se može puno brže dijeliti unutar tvrtke, bez ponavljanja iste obuke više puta.
2. Obuka dostupna bilo kada, bilo gdje: Zaposlenici mogu pristupiti materijalima za učenje kad god im to odgovara—čime se poboljšava sudjelovanje i završetak.
3. Bolja podrška usklađenosti: Politike i obavezne obuke su strukturirane, praćene i pohranjene na jednom mjestu.

Zašto to funkcionira?

• Jednostavno stvaranje sadržaja: Pretvorite PowerPoint prezentacije, PDF-ove i interne dokumente u interaktivne tečajeve u nekoliko minuta.
• Sve na jednom mjestu: Svi interni seminari, moduli za uvođenje novih zaposlenika i sadržaj o usklađenosti pohranjeni su centralno.
• Bolje iskustvo za zaposlenike: Angažirano i fleksibilno učenje povećava motivaciju i zadržavanje znanja.

»Sjajno je što možemo uzeti postojeće materijale, poput organizacijskih direktiva i propisa, i pretvoriti ih u sadržaj u kojem korisnici zaista uživaju.«