Lako je nekoga obučiti. Obučavanje desno ljudi, odobreni od strane desno menadžer, potvrđen u desno razina hijerarhije — tu većina HR timova tiho gubi sate svaki tjedan.
Danas to činimo bez napora. Smart Arena's Značajka izravnog menadžera Ugrađuje vašu organizacijsku strukturu izravno u vaše tijekove učenja, tako da zadaci za obuku, odobrenja i certifikati automatski slijede zapovjedni lanac — bez ikakve ručne intervencije od strane ljudskih resursa.
Kako Direct Manager radi
U svojoj srži, ova značajka vam omogućuje da mapirate stvarnu organizacijsku strukturu unutar Smart Arene — do 10 razina dubine. Nakon što ste dodijelili odnose među menadžerima (a možete ih i masovno uvesti), platforma automatski primjenjuje tu hijerarhiju u svim vašim radnim tokovima obuke.
Tri stvari odmah postaju moćnije:
- Upisi koji poštuju vašu organizacijsku shemu. Prilikom izrade kataloga obuke možete postaviti prava upisa na “Izravni voditelj (razina 1)” — što znači da svaki izravni nadređeni zaposlenika može upisati vlastiti tim, a da HR ne mora to ručno raditi za sve.
- Odobrenja na pravoj visini. Trebate li odobrenje usklađenosti na razini voditelja odjela, a ne samo voditelja tima? Postavite potvrđivače na razinu 2 ili 3. Sustav automatski identificira odgovarajuću osobu za svakog polaznika.
- Potpisivanje izjava povezano s ovlastima. Potvrde o završetku i izjave o usklađenosti mogu se proslijediti menadžeru na bilo kojoj hijerarhijskoj razini koja zapravo ima ovlasti za njihovo potpisivanje — bilo da je to voditelj tima za rutinsku obuku ili direktor za regulatorne certifikate.
Izgrađeno za organizacije koje se ne uklapaju u jednu jedinstvenu shemu
Stvarne organizacije su kaotičnije nego što to sugeriraju organizacijski dijagrami. Emma svakodnevno može podnositi izvještaje Mikeu, ali i Lisi iz ljudskih resursa za pitanja usklađenosti. Direct Manager to rješava sustavom prioriteta — dodjeljujete Mikeu prioritet 1 (primarni menadžer), a Lisi prioritet 2 (sekundarni), a platforma zna koga prvo obavijestiti, tko ima prednost u tijekovima odobravanja i kako grupirati izvještavanje.
Što se mijenja za vaš tim
Za Administratori ljudskih resursaPrestani ručno raspoređivati zadatke obuke. Definiraj hijerarhiju jednom i pusti Smart Arenu da obavi usklađivanje.
Za MenadžeriAktivnost obuke vašeg tima automatski vam se prikazuje. Dobivate pregled, pravo upisa i ovlasti za potpisivanje bez potrebe da tražite pristup od ljudskih resursa.
Za ZaposleniciU sustavu uvijek znate tko je vaš menadžer, a odobrenja za obuku prolaze brže jer je prava osoba već uključena.
Kako koristiti novu ulogu
[SLUČAJ UPOTREBE 1: Obuka o usklađenosti u velikom opsegu]
Zamislite da uvodite obavezne obuke o usklađenosti za 400 zaposlenika u pet odjela. Ne želite ručno dodjeljivati obuku svakog tima njihovom nadzorniku. I definitivno ne želite jedan po jedan tražiti odobrenja.
U Direct Manageru otvorite svoj katalog obuke, idite na Upisnike, odaberite karticu Uloge i označite Direct Manager. Postavite razinu na 1 — što znači neposredni nadređeni svakog zaposlenika. Spremite.
Sada, kada ovaj katalog bude aktivan, svaki voditelj tima automatski dobiva pravo na upis svojih ljudi. Mogu izravno dodijeliti obuku bez HR tiketa. Upravo ste sebi — i svojim menadžerima — uštedjeli sate prepiske.
[SLUČAJ UPOTREBE 2: LANCAN ODOBRENJA VIŠE RAZINA]
Sada razgovarajmo o složenijem scenariju. Vodite program certificiranja koji zahtijeva odobrenje na dvije različite razine — voditelj tima upisuje polaznike, ali direktor odjela mora potvrditi završetak.
Evo kako to postavite. U odjeljku Enrollers odaberete izravnog menadžera na razini 1 — to je voditelj tima. Zatim u odjeljku Confirmers odaberete izravnog menadžera na razini 3 — to je direktor, dva stupnja više.
Smart Arena se pobrine za sve ostalo. Za svakog polaznika automatski utvrđuje tko su mu menadžeri razine 1 i razine 3, na temelju hijerarhije koju ste definirali. Nema ručnog prosljeđivanja. Nema rizika da se zahtjev za potvrdu pošalje pogrešnoj osobi. Sustav poznaje vašu organizacijsku shemu — i koristi je.
[SLUČAJ UPOTREBE 3: Matriksne organizacije — rukovanje više menadžera]
Ovdje to za složene organizacije postaje zaista moćno. Emma radi u operacijama, ali također ima HR menadžera za potrebe usklađenosti. U praksi ima dva menadžera.
Možete dodijeliti oboje. Mike — njezin operativni menadžer — dobiva prioritet 1. Lisa iz ljudskih resursa dobiva prioritet 2. Kad se pošalje obavijest o obuci, prvo se kontaktira Mike. Kad treba potpisati izjave o usklađenosti, sustav zna kome eskalirati na temelju postavki tečaja.
Prioritet govori sustavu tko je najvažniji. Razina mu govori koliko visoko treba ići. Zajedno odražavaju kako vaša organizacija zapravo radi — ne samo kako izgleda na papiru.
Kako postaviti
Postavljanje izravnog upravitelja traje nekoliko minuta po korisniku — ili nekoliko sekundi po retku ako koristite naš masovni uvoz. Idite na Korisnici → Pregled korisnika, otvorite bilo koji korisnički profil, idite na odjeljak Izravni upravitelji i dodijelite. Zatim, sljedeći put kada kreirate katalog obuke ili tečaj, odaberite “Izravni upravitelj” kao upisivača, potvrđivača ili potpisnika potvrde i odaberite razinu hijerarhije koja odgovara vašem lancu odobrenja.
Organizacijski dijagram koji ste oduvijek imali u glavi — napokon je u vašem LMS-u.
