Usposabljanje je enostavno. Usposabljanje desno ljudi, ki jih je odobril desno vodja, potrjeno na desno ravni hierarhije - tam večina kadrovskih ekip vsak teden mirno izgublja ure.
Danes vam to omogočamo brez težav. Smart Arena je funkcija neposrednega vodja vnese vašo organizacijsko strukturo neposredno v delovne tokove učenja, tako da naloge usposabljanja, odobritve in certifikati samodejno sledijo verigi poveljevanja - brez ročnega vodenja s strani kadrovske službe.
Kako deluje neposredni vodja
Bistvo funkcije je, da lahko v Smart Areni prikažete svojo pravo organizacijsko strukturo - do 10 ravni globoko. Ko dodelite razmerja med vodji (in jih lahko tudi množično uvozite), platforma samodejno uporabi to hierarhijo v delovnih tokovih usposabljanja.
Tri stvari postanejo takoj močnejše:
- Vpisi, ki upoštevajo vašo organizacijsko shemo. Pri ustvarjanju kataloga usposabljanj lahko nastavite pravice za vpis na “neposredni vodja (1. stopnja)”, kar pomeni, da lahko neposredni nadrejeni vsakega zaposlenega vpiše svojo ekipo, tako da kadrovski službi tega ni treba ročno opraviti za vse.
- Odobritve na pravi višini. Potrebujete potrditev skladnosti na ravni vodje oddelka in ne le vodje skupine? Nastavite potrditelje na 2. ali 3. stopnjo. Sistem samodejno določi pravo osebo za vsakega učenca.
- Podpisovanje izjav je povezano z avtoriteto. Potrdila o opravljenem usposabljanju in izjave o skladnosti je mogoče posredovati vodji na kateri koli hierarhični ravni, ki je dejansko pooblaščen za njihov podpis - bodisi vodji skupine za rutinsko usposabljanje bodisi direktorju za regulativna potrdila.
Ustvarjeno za organizacije, ki ne ustrezajo enemu samemu diagramu
Resnične organizacije so bolj neurejene, kot kažejo organizacijske sheme. Emma lahko vsakodnevno poroča Miku, vendar tudi Lisi v kadrovski službi za zadeve v zvezi s skladnostjo. Neposredni vodja to rešuje s sistemom prednostnih nalog - Miku določite prednostno nalogo 1 (primarni vodja), Lisi pa prednostno nalogo 2 (sekundarni vodja), platforma pa ve, koga je treba najprej obvestiti, kdo ima prednost pri delovnih postopkih odobritve in kako združiti poročanje.
Kakšne spremembe za vašo ekipo
Za administratorje: prenehajte z ročnim usmerjanjem nalog za usposabljanje. Enkrat določite hierarhijo in pustite, da Smart Arena opravi usklajevanje.
Za vodje: dejavnosti usposabljanja vaše ekipe se vam samodejno prikažejo na površini. Pridobite preglednost, pravice za vpis in pooblastila za podpisovanje, ne da bi vam bilo treba za dostop prositi kadrovsko službo.
Za zaposlene: v sistemu vedno veste, kdo je vaš vodja, in odobritve usposabljanj potekajo hitreje, ker je v sistemu že prava oseba.
Kako uporabljati novo vlogo
[PRIMER UPORABE 1: Usposabljanje o skladnosti na ravni obsega]
Predstavljajte si, da uvajate obvezno usposabljanje o skladnosti za 400 zaposlenih v petih oddelkih. Ne želite ročno dodeliti usposabljanja za vsako ekipo njenemu nadrejenemu. In zagotovo ne želite pridobivati odobritev za vsakim posebej.
Z neposrednim upraviteljem odprete katalog usposabljanj, preidete na Vpisovalci, izberete zavihek Vloge in potrdite možnost Neposredni upravitelj. Raven nastavite na 1, kar pomeni, da je neposredni nadrejeni vsakega zaposlenega. Shrani.
Ko ta katalog zaživi, vsak vodja ekipe samodejno pridobi pravico do vpisa za svoje ljudi. Usposabljanje lahko dodeljujejo neposredno, brez kadrovske vozovnice. Pravkar ste sebi in svojim vodjem prihranili več ur dogovarjanja.
[PRIMER UPORABE 2: Večstopenjska veriga odobritve]
Pogovorimo se o bolj zapletenem scenariju. Izvajate program certificiranja, ki zahteva podpis na dveh različnih ravneh - vodja skupine se vpiše, zaključek pa mora potrditi direktor oddelka.
Tukaj je opisano, kako to nastavite. V razdelku Vpisovalci izberete neposrednega vodjo na ravni 1 - to je vodja skupine. Nato v razdelku Potrjevalci izberete neposrednega vodjo na ravni 3 - to je direktor, dve stopnji višje.
Smart Arena poskrbi za vse ostalo. Za vsakega učečega se samodejno določi, kdo so njegovi vodje 1. in 3. stopnje na podlagi hierarhije, ki ste jo določili. Nobenega ročnega usmerjanja. Ni tveganja, da bi zahtevo za potrditev poslali napačni osebi. Sistem pozna vašo organizacijsko shemo - in jo uporablja.
[Primer uporabe 3: Matrične organizacije - ravnanje z več vodji ]
Tu postane za kompleksne organizacije zelo učinkovit. Emma je zaposlena na operativnem področju, vendar ima zaradi skladnosti tudi vodjo kadrovske službe. Dejansko ima dva vodje.
Dodelite lahko oboje. Mike - njen funkcionalni vodja - dobi prednostno nalogo 1. Lisa iz kadrovske službe dobi prednostno nalogo 2. Ko je poslano obvestilo o usposabljanju, se najprej vzpostavi stik z Mikom. Ko je treba podpisati izjave o skladnosti, sistem ve, da mora na podlagi nastavitev tečaja eskalirati na pravi organ.
Prioriteta sistemu pove, kdo je najpomembnejši. Raven mu pove, kako visoko naj gre. Skupaj odražajo dejansko delovanje vaše organizacije in ne le to, kako je videti na papirju.
Kako nastaviti
Nastavitev neposredni vodja traja nekaj minut na uporabnika ali nekaj sekund na vrstico, če uporabljate naš masovni uvoz. Pojdite v Uporabniki → Pregled uporabnikov, odprite kateri koli profil uporabnika, pojdite v razdelek Neposredni upravitelji in dodelite. Nato ob naslednjem ustvarjanju kataloga usposabljanja ali tečaja kot vpisovalca, potrjevalca ali podpisovalca izpiskov izberite “neposredni vodja” in izberite hierarhično raven, ki ustreza vaši verigi potrjevanja.
Organizacijska shema, ki ste jo vedno imeli v glavi, je končno v sistemu LMS.
