Kaj je upoštevanje zaposlenih?
Uvajanje zaposlenih pomeni večfazni proces integracije novih sodelavcev v organizacijo – formalno (določitev vlog, usposabljanje) in neformalno (spoznavanje, mreženje, kultura, druženje). Namen takšnega uvajanja je skupaj z mentorjem in vodjo zgraditi temelj za dolgoročni uspeh.
Formalni vidiki
Formalni procesi vključujejo vse ključne administrativne in tehnične korake, ki so potrebni za začetek dela: pripravo in podpis pogodbe, vzpostavitev dostopa do internih sistemov, uvodne administrativne postopke, ter predstavitev politike in notranjih pravil podjetja. V tej fazi se običajno izvajajo tudi strukturirani orientacijski programi, kot so predavanja, e-uposabljanja in knjige, ki zagotavljajo dosledno in standardizirano uvedbo v delovnem okolju. Raziskave kažejo, da formalne strukture spodbujajo razumevanje delovne kulture, ciljev in organizacijskih postopkov, kar vodi k boljšemu rezultatu in nižji fluktuaciji.
Neformalni vidiki
Neformalni elementi so prav tako ključni – vključujejo družbene interakcije, poznavanje kulturnih in socialnih pravil podjetja ter pomoč dan za dnem skozi nenadzorovano v okolju. Gre za spontano učenje, opazovanje sodelavcev, neformalno mentorstvo in 'buddy sistem' – kjer usposobljena oseba na enostaven način vodi novinca skozi neporočene procese in nepisana pravila. Tak pristop omogoča lažjo prilagoditev v ekipi in pospeši občutek pripadnosti ter samostojnosti.
Neformalni onboarding nudi prilagodljivo učno izkušnjo, kjer novinec skozi opazovanje in spontano interakcijo razume družbeno dinamiko. čeprav gre lahko za manj strukturiran proces, odlično dopolnjuje formalne elemente z osebnostnim in kulturnim vpogledom v organizacijo .
Zakaj je uvajanje zaposlenih pomembno?
- Uporabno za organizacijo
Učinkovit onboarding poveča motivacijo, hitrejšo produktivnost ter izbiro fluktuacije – slabo uvajanje pa podjetje postane veliko več. - Uporabno za novega zaposlenega
Zaposleni, ki doživljajo dobro zasnovan proces uvajanja, tako bolj zavzeti, zaupljivi in produktivni. Po raziskavi IBM-a imajo ti zaposleni 87 % manjšo verjetnost odhoda
Faze upoštevanja zaposlenih
Pre-onboarding – pred prvim dnem
Pre-onboarding se začne takoj po sprejemu ponudbe in traja vse do prvega dne. Vključuje pošiljanje tople dobrodošlice, pripravo upravne dokumentacije (pogodbe, davčne obrazce) in aktivacijo dostopa do poslovnih sistemov. Pomembno je, da novincu že pred začetkom opravijo nastavitev IT (računalnik, e-pošta, dostop) in mu predstavijo okvir prvega tedna – z namenom zmanjšati negotovost in povečati samozavest že pred prvim dnem .
Onboarding – prvi dan v tednu
V prvem dnevu in tednu novinec razume kulturo podjetja, svojo vlogo ter pričakovane cilje. Spozna svojo ekipo, sodelavce in managerja, ki se udeležijo strukturiranih orientacijskih sestankov in usposabljanj. Mentor ali manager mu predstavlja delovne procese in organizacijsko strukturo. Ti formalni koraki se morajo hitro vključiti v delovno okolje in jasno določiti odgovornosti – kar je ključno za zmanjšanje stresa in povečanje pripadnosti že v zgodnji fazi.
Usposabljanje in mentorstvo
Mentor ali 'buddy' igra ključno vlogo pri hitrem prenosu formalnega in kulturnega znanja. Mentor zagotavlja tehnično usposabljanje, 'buddy' pa nudi neformalno podporo, odgovarja na vprašanja o nepisanih pravilih in uvaja v skrivnosti timske dinamike. Kot kažejo raziskave, 86 % novih sodelavcev ceni 'buddyja' in podpira hitreje prevzame kulturo podjetja.
Integracija – prvih 30/60/90 dni
V prvih treh mesecih se fokus preusmeri na redne 1-na-1 pogovore z mentorjem ali managerjem (pogosti po 30, 60 in 90 dneh). Na teh šestih se vrednotijo doseženi cilji, ovire in zadovoljstvo novinca. Na osnovi teh pogovorov se prilagodi načrt integracije – tako se zagotovi trajna podpora, prilagoditve in občutka napredka, kar krepi pripadnost in samostojnost.
Dolgoročno spremljanje uspešnosti
Dolgoročno spremljanje vključuje sistematično merjenje KPI-jev in izvajanje ankete (npr. po 90 dneh). Ključni KPI vključuje čas do polne produktivnosti, novinca, angažiranost in fluktuacije. Na osnovi teh podatkov se proces nenehno prilagaja in izboljšuje – s tem se uporablja uspešnost uvajanja in dolgoročna vzdržljivost zaposlenih.
Najboljše prakse
- Buddy sistem in mentorski program
Kombinacija formalnega mentorja in neformalnega prijatelja izboljša integracijo in poznavanje kulture. - Uporaba digitalnih orodij (LMS, e‑HRM)
Uporaba LMS omogoča centraliziran dostop do materialov in avtomatsko spremljanje napredka – izboljša proces uvajanja zaposlenih. - Kultura in socializacija
Organizirajte druženje, predstavite vrednote in organizacijski način dela, da se zaposleni čim prej ujamejo s kulturo.
Pogostost napak pri upoštevanju
Redne evalvacije in povratne informacije v procesu uvajanja zaposlenih tako ključnega pomena za prilagajanje uvajanja glede na potrebe novinca in izboljšanje kakovosti celostnega programa. S sistematičnimi vprašanji, izvedenimi po 1., 30‑ih, 60‑ih in 90‑ih dneh, lahko organizacija hitro zazna vrzeli v usposabljanje, nejasna pričakovanja ali pomanjkanje podpore, kar omogoča takojšnje ukrepanje. Takšen sproti zbran feedback ustvarja kulturo odprte komunikacije, kjer se novinec počuti slišanega in cenjenega, kar ostane njegova angažma. .
Poleg tega se s povratno informacijo utrjuje zaupanje in transparentnost, kar izboljšuje delovno klimo. Če se povratne informacije ne izvajajo redno, se možnosti za prilagoditve zmanjšajo, organizacija pa izgubi dragoceno priložnost za optimizacijo procesa in doseganje višje učinkovitosti uvajanja zaposlenih. Zato je vključenih ocenjevanje v povratnih krogih bistvenega pomena za dolgoročen uspeh programa.
Kako meriti uspešnost uvajanja?
- KPI-ji v metrikah
Merite čas do polne produktivnosti, zadrževanja prvega leta, zadovoljstva zaposlenih in hitrosti osvajanja znanj. - Uporaba anket in rednih pogovorov
Strukturirani intervjuji po 30‑ih, 60‑ih in 90‑ih dneh uporabljajo prilagoditve in kontinuirano izboljšanje.
strateški prispevek k uspehu podjetja
Dobro načrtuje proces uvajanja zaposlenih združuje jasne administrativne korake, strukturiran mentorstvo in kontinuirano spremljanje, kar vodi do hitre integracije, večjo motivacijo in nižje fluktuacije. To ni le “lep dodatek” – gre za strateški uspeh k uspehu podjetja in zadovoljstvu sodelavcev. Pomembno je, da proces ne ostane enkratna izkušnja, ampak se razvija z rednimi evalvacijami, KPI-ji in neposrednimi povratnimi informacijami. Z vpeljavo pred-onboardinga, strukturiranega onboarding-a, mentorsko-buddy sistem ter rednih 1‑na‑1 pogovorov po 30, 60 in 90 dneh lahko organizacije dosežejo merljive koristi in dolgoročno konkurenčno prednost.
Kaj lahko storite zdaj?
👉Za izjemno podporo novincem pri izboljšanju procesa uvajanja zaposlenih si prenesite naš brezplačni e-priročnik ali se oglasite za demo naše rešitve LMS – začnite še danes in naredite prevzem novih sodelavcev s svojimi konkurenčnimi prednostmi.