Izziv
“Danes več kot 120 avtomatiziranih procesov zanesljivo opravlja delo, ki je nekoč zahtevalo tisoče ur administracije. Naš največji uspeh je jasen: kadrovski in varnostni službi smo omogočili, da se namesto papirjem ponovno posvečata ljudem.“
— Matej Osenar, kadrovski direktor, Pristanišče Koper
Rešitev: Prilagodljiva avtomatizacija s tesno integracijo v sistem SAP
V Luki Koper so s pomočjo platforme Smart Arena popolnoma digitalizirali in avtomatizirali proces uvajanja novih zaposlenih ter zahtevna usposabljanja s področja varnosti in zdravja pri delu (VZD). Z vzpostavitvijo brezhibne dvosmerne integracije s sistemom SAP sistem takoj prepozna vlogo, enoto in lokacijo novega zaposlenega ter mu samodejno dodeli zelo prilagojeno učno pot.
“Teme, za katere je bilo prej potrebno 4-urno predavanje v živo, zdaj zaposleni opravijo v eni uri - neposredno na svojem telefonu, med izmeno.”
Zakaj deluje?
- Več kot 120 avtomatiziranih delovnih tokov: Sistem samodejno prepozna vse specifike usposabljanj in zaposlenim dodeli prilagojene vsebine, s čimer povsem razbremeni kadrovsko službo.
- Nič ročnega vnosa podatkov: Zaradi dvosmerne integracije s sistemom SAP se vsi opravljeni tečaji, časi in digitalni podpisi samodejno sinhronizirajo nazaj v osrednji sistem.
- Dostop po načelu mobilnosti: Zaposleni, ki nimajo namenskih pisarniških miz, lahko do usposabljanja dostopajo prek mobilne aplikacije Capsula ali terminalnih postaj in module opravijo prilagodljivo v 30 dneh.
- Samodejno zagotavljanje varnosti in zdravja pri delu (VZD): Sistem samodejno skrbi za zakonsko skladnost, saj izračuna datume obnovitve in zaposlene tri mesece pred iztekom veljavnosti varnostnih potrdil ponovno prijavi na usposabljanje.
- Optimizacija kadra: Notranji strokovnjaki so povsem razbremenjeni ponavljajočih se predavanj v živo, zato se lahko posvetijo zahtevnejšim operativnim nalogam z višjo dodano vrednostjo.
“Ta optimizacija nam je omogočila, da smo med hitro rastjo v lanskem letu uspešno opravili več kot 480 digitalnih onboardingov, popolnoma brez dodatnega administrativnega bremena za našo ekipo in z natančno 0 ročnimi vnosi.”
