Vaša hierarhija, vaša pravila – zdaj vgrajeno v vaš LMS: Predstavljamo novo vlogo Neposrednega vodje
Povežite svojo organizacijsko shemo z usposabljanjem: nastavite verige odobritev po hierarhičnih ravneh, avtomatizirajte vpise in usmerjajte potrdila glede na to, kdo koga dejansko upravlja.
Funkcija Direct Manager v Smart Areni poveže vašo organizacijsko shemo z delovnimi tokovi usposabljanja. Nastavite verige odobritev po hierarhičnih ravneh, avtomatizirajte vpise in usmerjajte potrdila – vse na podlagi tega, kdo koga dejansko upravlja.
Usposabljanje nekoga je enostavno. Usposabljanje pravih ljudi, odobreno s strani pravega vodje, potrjeno na pravi ravni hierarhije – to je tisto, kjer večina kadrovskih ekip tiho izgublja ure vsak teden.
Danes to delamo brez napora. Funkcija Direct Manager v Smart Areni vnaša vašo organizacijsko strukturo neposredno v vaše učne delovne tokove, tako da dodelitve usposabljanj, odobritve in potrdila samodejno sledijo verigi poveljevanja – brez ročnega posredovanja kadrovske službe.
Kako deluje Direct Manager
V svojem bistvu vam funkcija omogoča preslikavo vaše dejanske organizacijske strukture znotraj Smart Arene – do 10 ravni globoko. Ko dodelite odnose med vodji (lahko jih tudi množično uvozite), platforma to hierarhijo samodejno uporablja v vaših delovnih tokovih usposabljanja.
Tri stvari postanejo takoj močnejše:
- Vpisi, ki spoštujejo vašo organizacijsko shemo. Pri ustvarjanju kataloga usposabljanj lahko nastavite pravice vpisa na "Direct Manager (Level 1)" – kar pomeni, da lahko neposredni nadrejeni vsakega zaposlenega vpiše svojo ekipo, ne da bi morala kadrovska služba to ročno storiti za vse.
- Odobritve na pravi ravni. Potrebujete potrditev skladnosti na ravni vodje oddelka, ne le vodje tima? Nastavite potrjevalce na raven 2 ali raven 3. Sistem samodejno identificira pravo osebo za vsakega učenca.
- Podpisovanje izjav, vezano na avtoriteto. Potrdila o zaključku in izjave o skladnosti se lahko usmerijo k vodji na kateri koli hierarhični ravni, ki dejansko nosi avtoriteto za njihovo podpisovanje – pa naj bo to vodja tima za rutinsko usposabljanje ali direktor za regulativna potrdila.
Zgrajeno za organizacije, ki se ne prilegajo eni sami shemi
Dejanske organizacije so bolj zapletene, kot kažejo organizacijske sheme. Emma se morda vsakodnevno javlja Miku, vendar tudi Lisi iz kadrovske službe za zadeve skladnosti. Direct Manager to rešuje s sistemom prioritet – Mika dodelite kot prioriteto 1 (primarni vodja) in Liso kot prioriteto 2 (sekundarni), platforma pa ve, koga naj najprej obvesti, kdo ima prednost pri delovnih tokovih odobritev in kako združiti poročanje.
Kaj se spremeni za vašo ekipo
Za HR administratorje: prenehajte ročno usmerjati dodelitve usposabljanj. Hierarhijo določite enkrat in pustite, da Smart Arena opravi ujemanje.
Za vodje: dejavnost usposabljanja vaše ekipe se vam samodejno prikaže. Dobite preglednost, pravice vpisa in pooblastila za podpisovanje, ne da bi morali loviti kadrovsko službo za dostop.
Za zaposlene: v sistemu vedno veste, kdo je vaš vodja, in vaše odobritve usposabljanj potekajo hitreje, ker je prava oseba že v zanki.
Kako uporabiti novo vlogo
[PRIMER UPORABE 1: Usposabljanje za skladnost v velikem obsegu]
Predstavljajte si, da uvajate obvezno usposabljanje za skladnost za 400 zaposlenih v petih oddelkih. Ne želite ročno dodeljevati usposabljanj vsaki ekipi njihovemu nadzorniku. In zagotovo ne želite loviti odobritev eno za drugo.
Z Direct Managerjem odprete svoj katalog usposabljanj, greste na Vpisovalci, izberete zavihek Vloge in označite Direct Manager. Raven nastavite na 1 – kar pomeni neposrednega nadzornika vsakega zaposlenega. Shranite.
Zdaj, ko ta katalog zaživi, vsak vodja tima samodejno dobi pravice vpisa za svoje ljudi. Usposabljanje lahko dodelijo neposredno, brez kadrovske prijave. Pravkar ste si prihranili – in svojim vodjem – ure dopisovanja.
[PRIMER UPORABE 2: Večnivojska veriga odobritev]
Zdaj pa se pogovorimo o bolj zapletenem scenariju. Vodite certifikacijski program, ki zahteva potrditev na dveh različnih ravneh – vodja tima vpiše, direktor oddelka pa mora potrditi zaključek.
Tako to nastavite. V razdelku Vpisovalci izberete Direct Manager na ravni 1 – to je vodja tima. Nato v razdelku Potrjevalci izberete Direct Manager na ravni 3 – to je direktor, dve stopnji višje.
Smart Arena poskrbi za ostalo. Za vsakega učenca samodejno identificira, kdo so njegovi vodje na ravni 1 in ravni 3, na podlagi hierarhije, ki ste jo določili. Brez ročnega usmerjanja. Brez tveganja, da bi zahtevo za potrditev poslali napačni osebi. Sistem pozna vašo organizacijsko shemo – in jo uporablja.
[PRIMER UPORABE 3: Matrične organizacije – obravnavanje več vodij]
Tukaj postane resnično močno za kompleksne organizacije. Emma dela v operacijah, vendar ima tudi kadrovskega vodjo za zadeve skladnosti. Dejansko ima dva vodja.
Dodelite lahko oba. Mike – njen funkcionalni vodja – dobi prioriteto 1. Lisa iz kadrovske službe dobi prioriteto 2. Ko se pošlje obvestilo o usposabljanju, se najprej kontaktira Mika. Ko je treba podpisati izjave o skladnosti, sistem ve, da mora stopnjevati do prave avtoritete na podlagi nastavitev tečaja.
Prioriteta pove sistemu, kdo je najpomembnejši. Raven mu pove, kako visoko naj gre. Skupaj odražata, kako vaša organizacija dejansko deluje – ne le, kako izgleda na papirju.
Kako nastaviti
Nastavitev Direct Managerja traja nekaj minut na uporabnika – ali nekaj sekund na vrstico, če uporabite naš množični uvoz. Pojdite na Uporabniki → Pregled uporabnikov, odprite kateri koli uporabniški profil, pojdite na razdelek Direct Managers in dodelite. Nato, ko naslednjič ustvarite katalog usposabljanj ali tečaj, izberite "Direct Manager" kot vpisovalca, potrjevalca ali podpisnika izjave in izberite hierarhično raven, ki ustreza vaši verigi odobritev.
Organizacijska shema, ki ste jo vedno imeli v glavi – končno je v vašem LMS-u.
